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La implementación de registros de asistencia de tipo computacional, no tiene un tratamiento o regulación especial en el Código del Trabajo, sin embargo la Dirección del Trabajo, en uso de sus facultades y mediante sus pronunciamientos los reconoce como un medio valido de registro de asistencia en la medida que se cumpla con determinadas características o requisitos mínimos.

Se debe tener presente, al momento de implementar un registro de asistencia de tipo computacional, que de acuerdo a lo sostenido por la Dirección del Trabajo, el empleador debe cumplir con llevarlo correctamente, esto es cumplir con las obligaciones consignadas en el artículo 20 del Reglamento 969 de 1933, las que serían:

  1. Que el registro este al día en horas y firmas.
  2. Que las horas de entrada y salida sean marcadas por el propio trabajador.
  3. Que dichas horas de entrada y salida sean las efectivas.
  4. Que se encuentre sumado semanalmente, o bien por los ciclos de trabajo en el caso de los sistemas excepcionales y bisemanales de jornada de trabajo.
  5. Que el trabajador firme en señal de aceptación dicha sumatoria.

La implementación del registro de asistencia computacional, no libera al empleador de realizar la sumatoria semanal de la asistencia de los trabajadores, debiendo por lo tanto el empleador arbitrar las medidas necesarias para dar cumplimiento a esta obligación y evitar la aplicación de sanciones administrativas por parte de la Dirección del Trabajo.

REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN REGISTRO DE ASISTENCIA COMPUTACIONAL

La Dirección del Trabajo mediante Ordinario N° 0696/027, de 24.01.1996, fijo las características o requisitos que debe cumplir un sistema de asistencia de tipo computacional, pronunciamiento que ha sido reemplazo por el Ordinario Nº 1140/027, de fecha 24.02.2016, que Establece requisitos para sistemas computacionales de registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo, con este pronunciamiento la Dirección del Trabajo procedió a actualizar la doctrina institucional vigente sobre la materia, estableciéndose los nuevos criterios para la implementación de estos sistemas de asistencias, dándose un plazo 360 días desde la publicación de este nuevo pronunciamiento para adaptar los sistemas a las actuales exigencias.

Es importante destacar que el Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016, comenzó a producir sus efectos desde el día de su publicación, no obstante en dicho pronunciamiento se establece que durante los primeros 6 meses, los empleadores pudieran implementar los sistemas y realizar los ajustes necesarios sin que resultara exigible la certificación que dicho pronunciamiento señala. Al término de esos 6 meses todo empleador que desee implementar un sistema de registro y control de asistencia debe hacerlo conforme los criterios establecidos en el Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016.

El día 24.02.2017, quedará sin efecto el dictamen Nº 696/027, de 24.01.96, permaneciendo vigente sólo el Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016, al cual todos los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia deberán ajustarse.

Los requisitos que establece la Dirección del Trabajo en el Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016, respecto de los registros de asistencia computacionales son los siguientes:

1.- Marcaciones:

La obligación de registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, el sistema debe registrar en forma automática -al momento de la respectiva marcación:

  1. El nombre completo del trabajador
  2. El número de cédula nacional de identidad
  3. La fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y
  4. Los datos del empleador.
  5. La misma información contendrán los registros de las demás marcaciones que, opcionalmente, desee incorporar el empleador, como salida o regreso de colación.
  6. Automáticamente luego de cada registro el sistema deberá registrar un “Checksum” o “Hash” de los datos de cada operación.

Si existe algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica.

Finalmente, cabe señalar que todas las marcaciones deberán ser transferidas, en línea, a una base de datos central -sin importar si se trata de equipos fijos o móviles-. Ello, sin perjuicio de los respaldos que puedan contemplarse opcionalmente.

2.- Identificación:

El registro de la asistencia por parte del trabajador, podrá realizarse a través de cualquier mecanismo de identificación, pudiendo éste considerar parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, etc., en la medida que la alternativa escogida permita dar certeza respecto de la identidad de la persona que efectúa la respectiva marca, la fecha del evento y -si corresponde- su ubicación y, al mismo tiempo, sea asimilable al concepto de firma electrónica simple que contiene el artículo 2º, letra f), de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma.

El mecanismo de identificación no deberá vulnerar los derechos fundamentales de los dependientes.

La identificación de los dependientes por parte del sistema, podrá realizarse de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando equipos portátiles –celulares u otros- o computadores ubicados fuera del establecimiento del empleador.

Si el respectivo sistema de control utiliza como medio de identificación tarjetas con banda magnética, se les deberá asociar, en forma permanente:

  1. El número de la cédula nacional de identidad del trabajador.
  2. La tarjeta deberá llevar impreso dicho número en su parte anterior junto al nombre completo del trabajador

Cuando los sistemas de registro de asistencia contemplen el uso de dispositivos móviles –smartphone por ejemplo-, siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre debe encontrarse disponible para realizar marcaciones, no pudiendo quedar nunca la determinación de la hora del registro al mero arbitrio del empleador.

Si los sistemas de registro que utilicen para la identificación de los trabajadores son claves o password, se deberá contemplar la posibilidad de que el dependiente las modifique a su elección las veces que estime necesario, sin más restricciones que los parámetros mínimos de seguridad, por ejemplo, cantidad de números, letras o uso de mayúsculas.

Cuando se den situaciones en la cual existan personas que puedan presentar problemas frente a un registro biométrico y que también existen labores que afectan el debido reconocimiento, el sistema deberá contemplar una fórmula alternativa de registro como por ejemplo tarjetas de aproximación o claves.

3.- Comprobantes de marcación:

Los sistemas de control de asistencia deben entregar -en forma automática al trabajador- un comprobante de cada operación realizada, aún si se tratare de un error de identificación o falla en la marca. Esto puede ser cumplido de 2 maneras:

3.1) Comprobante impreso: El dispositivo podrá contar con una impresora u otro elemento similar conectado al mismo, que permita la emisión del respectivo comprobante en formato de papel. En este caso, el equipo de impresión debe encontrarse junto o próximo físicamente al registro de asistencia, a objeto de que el trabajador pueda acceder al comprobante inmediatamente después de realizar la respectiva marcación.

3.2) Comprobante electrónico: El sistema podrá emitir electrónicamente los comprobantes de las marcaciones, enviándolos automáticamente al trabajador a través de un email, en formato imprimible. Para estos efectos, el empleador debe solicitar a los trabajadores una casilla electrónica personal para el envío de los comprobantes de que se trata. Si los dependientes no tuvieran una cuenta de email o no quisieran entregarla, la documentación podrá ser enviada al correo institucional del dependiente, si existiere. En caso que el trabajador que se hubiere negado inicialmente solicitare que la documentación le sea remitida a su mail particular, el empleador deberá acceder a la solicitud.

De no existir correo electrónico institucional tampoco, respecto de este trabajador se aplicará lo dispuesto en el número 3.1) precedente. El hecho de que la empleadora cuente con intranet, tótems con pantalla touch, etc., permitirá mejorar la disponibilidad de la información, pero no se entenderá cumplida la obligación de que se trata mientras los comprobantes no se envíen automáticamente por correo electrónico.

Atendido que la mantención de correos electrónicos particulares no es una obligación para los dependientes, el uso de ellas deberá ser autorizado expresamente por el trabajador. Para tal efecto, deberán entregar voluntariamente al empleador los datos de la casilla personal de correo electrónico en la que desea recibir su información, lo que deberá constar por escrito en los respectivos contratos de trabajo o anexos de los mismos.

El trabajador siempre deberá contar con un respaldo automático de cada operación realizada.

3.3) Contenido de los comprobantes: Todos los comprobantes deberán indicar, a lo menos, la siguiente información:

  • Trabajador: La fecha de la marcación con el formato dd/mm/aa.
  • Trabajador: La hora de la marcación con el formato hh/mm/ss
  • Trabajador: El número de la cédula nacional de identidad del trabajador con puntos, guión y digito verificador.
  • Empleador: Rut con puntos y guión; o número de la cédula nacional de identidad con puntos, guión y digito verificador si el empleador fuera persona natural.
  • Empleador: razón social de las personas jurídicas o nombre completo si fuera persona natural.
  • Empleador: Domicilio, indicando calle, número, piso, oficina, comuna, ciudad y región.
  • En caso de utilizar equipos portátiles o móviles dotados de sistemas de posicionamiento global –GPS-, u otros mecanismos que permitan identificar la ubicación física del trabajador, tales como teléfonos celulares, el comprobante deberá, además de los datos indicados previamente, señalar el lugar en que se realiza la marcación, con la mayor precisión posible.
  • En caso de utilizar conexiones remotas a sistemas o plataformas de propiedad del empleador, y que estas les permitan almacenar fecha, hora y lugar desde donde se realizan tales conexiones, podrán ser utilizadas como registro de asistencia del trabajador que realiza la conexión. En este caso será obligatoria la definición de un identificador único para cada trabajador y que la contraseña o seña sea sólo conocida por él.

 

4.- Reportes semanales:

Atendido que los sistemas informáticos actuales permiten obtener automáticamente resúmenes de horas trabajadas semanales, bisemanales, etc., los empleadores que opten por una plataforma que cumpla los requisitos del Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016, no estarán obligados a generar y mantener firmados los reportes señalados en el artículo 20 del Reglamento Nº 969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social.

 

5.- Disponibilidad del servicio:

El empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica.

El servicio de aplicaciones (sistema o sitio web por ejemplo) que mantiene funcionando la solución tendrá que estar distribuido en más de un servidor (equipo) y/o datacenter, de manera que el trabajador no pierda la posibilidad de registrar los eventos asociados con la jornada. Igualmente, el servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro.

Los respaldos de la información deben tener mecanismos de seguridad, por ejemplo códigos de “Hash” o firmas electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones.

6.- Verificación:

Los sistemas de registro y control de asistencia deberán ser analizados y revisados en forma íntegra por una persona jurídica dedicada a la certificación -laboratorios por ejemplo- o al desarrollo de tecnología antes de su primera comercialización o implementación en una empresa determinada.

La institución verificadora deberá ser jurídicamente independiente de la empresa u organismo que desea comercializar o utilizar la plataforma, vale decir, no podrá ser matriz, filial, empresa coligada, relacionada, ni tener interés directo o indirecto, participación o relación societaria de ningún tipo, con la compañía que importará, comercializará o utilizará el sistema.

El proceso de verificación deberá incluir la revisión, a nivel de software y hardware, de todos los aspectos técnicos, funcionales, de seguridad e inviolabilidad señalados en el presente informe. Durante el examen, la institución que realice el análisis deberá considerar, al menos, los siguientes aspectos:

6.1.- Seguridad: La plataforma tecnológica completa debe incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o intrusiones no autorizadas, tales como:

  • Controles de acceso restringido
  • cifrado de información confidencial

El sistema debe considerar un control de acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario que utilice la plataforma.

La plataforma debe asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad.

 

6.2.- Confidencialidad: La plataforma debe considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo a perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, fiscalizador, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, debe quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro debe ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración.

 

6.3.- Disponibilidad: La plataforma debe considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada, para su consulta vía Web.

 

6.4.- Sistema de GPS: La entidad que realice la verificación del sistema de geoposicionamiento global, cuando se trate de soluciones que permitan identificar la ubicación del trabajador al realizar la respectiva marcación, deberá considerar que se empleen equipos modernos, vale decir, con fecha de fabricación 2013 o posterior, con wifi, plan de datos y GPS encendido.

La verificación debe considerar que en un máximo de 3 minutos la aplicación debe ser capaz de lograr una ubicación con un margen de error inferior a un radio de 30 metros (diámetro de 60 metros) para, al menos, el 95% de las marcaciones. Atendida la finalidad de este mecanismo, las pruebas no deben ser realizadas en recintos cerrados.

 

6.5.- Requisitos funcionales: La entidad que realice la verificación del sistema debe extender un informe final, señalando las pruebas a que ha sido sometido.

Dicho informe final se estructurará en el mismo orden contenido establecido en el Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016, e indicará expresamente el cumplimiento de todos los requisitos exigidos para la validación de los sistemas de que se trata.

El informe debe señalar las razones técnicas por las que se considera que el sistema cumple cada condición.

El empleador es responsable por el correcto funcionamiento del sistema, por lo que cualquier desperfecto o falla que afecte, entorpezca o impida la realización, envío o fiscalización de los registros exigidos, será sancionado de acuerdo a la normativa vigente.

El proceso de certificación debe repetirse cada 24 meses, contados desde la fecha de emisión del certificado anterior.

 

7.- Acceso para fiscalización:

El empleador es responsable de mantener disponible la plataforma con la información actualizada y, además, debe asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes para llevar a cabo la función inspectiva de la Dirección del Trabajo.

El acceso podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador) o bien remoto (desde equipos de la Dirección del Trabajo). Estos accesos deben considerar una comunicación segura (HTTPS), utilizando puertos estándares del protocolo habilitado y mecanismos de seguridad del tipo TLS 1.0 o superior.

Los sistemas deberán adaptarse a las exigencias técnicas de la Dirección del Trabajo para obtener la certificación que corresponda.

 

8.- Compatibilidad con otros sistemas:

La utilización de un sistema de registro de asistencia que se ajuste a las condiciones establecidas en el Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016, no obsta a la existencia de otro sistema especial para el mismo empleador, como puede ocurrir, entre los dependientes que presten servicios fuera del establecimiento del empleador y el personal administrativo de la misma compañía.

En estos casos, cada sistema podrá operar válidamente respecto de los trabajadores que corresponda, en la medida que su implementación se realice de acuerdo a las normas legales y administrativas vigentes.

Una vez acreditado ante la Dirección del Trabajo el cumplimiento de todos los requisitos señalados en el Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016, los sistemas podrán ser comercializados e instalados sin que posteriormente cada empleador usuario deba solicitar nuevamente autorización para su uso.

Lo señalado en el párrafo anterior no excluye la posibilidad de que el empleador usuario del sistema sea fiscalizado por la Dirección del Trabajo y sancionado, si se detectan infracciones en los procedimientos de fiscalización que se realicen en terreno.

 

 

Ordinarios de la Dirección del Trabajo:

Ordinario N° 5913/0270, de 14.10.1992:

“El sistema computacional de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo solicitado por la División ……………….. puede ser asimilado a un reloj control con tarjetas de registro y, de consiguiente, puede ser implantado sin autorización de la Dirección del Trabajo siempre que se ajuste a las exigencias contempladas en el Reglamento Nº 969 de 1933”.


Ordinario N° 6837/0326, de 24.11.1992:

“El sistema computacional de control de asistencia y de jornada de trabajo propuesto por la Empresa ………………, se asimila a uno de los sistemas de control previstos por el inciso 1º del artículo 32 del Código del Trabajo, por lo que no se requiere la autorización de la Dirección del Trabajo para su implantación”.


Ordinario N° 3752/0281, de 06.09.2000:

“A la luz de lo expuesto, resulta posible sostener que el sistema de control propuesto consistente en un registro computacional cumple con las características o modalidades básicas que, de acuerdo a la doctrina de este Servicio contenida en el dictamen N° 696/27, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tal naturaleza para que el mismo constituya un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo a la normativa laboral vigente. Con todo, es necesario hacer presente que al utilizar el sistema deberá darse cumplimiento a las normas reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento 969, de 1933, en cuya virtud los reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente deben ser firmado por estos en señal de aceptación”.

Ordinario Nº 1140/027, de 24.02.2016.

De acuerdo al precepto transcrito, los mecanismos de registro que contempla el Código del Trabajo para determinar la asistencia y las horas de trabajo, sean ellas ordinarias o extraordinarias, son: a) Un libro de asistencia del personal, o b) Un reloj con tarjetas de registro. No obstante ello, este Servicio, en virtud de la facultad contemplada en la letra b) del artículo 1°, del D.F.L. Nº 2, de 1967, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, ha homologado a las alternativas señaladas una serie de mecanismos tecnológicos que han permitido modernizar la normativa laboral sobre la materia. En tal orden de consideraciones, cabe precisar que las características que deben cumplir los sistemas computacionales de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son las siguientes: 1) Marcaciones: En primer término, es dable señalar que la obligación de registrar asistencia debe ser cumplida a través de un acto voluntario del trabajador, sin importar el tipo de sistema de registro de asistencia que utilice el empleador. Ahora bien, precisado lo anterior, cabe hacer presente que el sistema debe registrar en forma automática -al momento de la respectiva marcación- el nombre completo del trabajador y el número de su cédula nacional de identidad, indicando fecha, hora y minuto en que se inicia o termina la jornada de trabajo y, además, los datos del empleador. La misma información contendrán los registros de las demás marcaciones que, opcionalmente, desee incorporar el empleador, como salida o regreso de colación. Además, automáticamente luego de cada registro el sistema deberá registrar un “Checksum” o “Hash” de los datos de cada operación. Si existiere algún inconveniente al realizar la marcación, el sistema deberá generar una alerta señalando día, hora y lugar de la operación fallida, emitiendo, además, un código de la operación y un mensaje de error, los que serán almacenados en el sistema y entregados al trabajador, sea en formato de papel o mediante su envío de manera electrónica. Finalmente, cabe señalar que todas las marcaciones deberán ser transferidas, en línea, a una base de datos central -sin importar si se trata de equipos fijos o móviles-. Ello, sin perjuicio de los respaldos que puedan contemplarse opcionalmente. 2) Identificación: El registro de asistencia electrónico por parte del trabajador, podrá realizarse a través de cualquier mecanismo de identificación, pudiendo éste considerar parámetros biométricos, tarjetas con banda magnética u otros documentos de identificación, claves o password, token, etc., en la medida que la alternativa escogida permita dar certeza respecto de la identidad de la persona que efectúa la respectiva marca, la fecha del evento y -si corresponde- su ubicación y, al mismo tiempo, sea asimilable al concepto de firma electrónica simple que contiene el artículo 2º, letra f), de la Ley Nº 19.799, sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación de Dicha Firma. Asimismo, se deberá tener presente que el mecanismo de identificación no deberá vulnerar los derechos fundamentales de los dependientes. La identificación de los dependientes por parte del sistema, podrá realizarse de manera presencial o mediante login remoto, por ejemplo, utilizando equipos portátiles –celulares u otros- o computadores ubicados fuera del establecimiento del empleador. Si el respectivo sistema de control utilizare como medio de identificación tarjetas con banda magnética, se les deberá asociar, en forma permanente, el número de la cédula nacional de identidad del trabajador. Además, la tarjeta deberá llevar impreso dicho número en su parte anterior junto al nombre completo del dependiente. Cuando los sistemas de registro de asistencia contemplen el uso de dispositivos móviles –smartphone por ejemplo-, siempre deberán ser portados por el trabajador o, si ello no es posible por el tipo de mecanismo, el equipo siempre debe encontrarse disponible para realizar marcaciones, no pudiendo quedar nunca la determinación de la hora del registro al mero arbitrio del empleador. En el caso de los sistemas de registro que utilizaren para la identificación de los trabajadores claves o password, se deberá contemplar la posibilidad de que el dependiente las modifique a su elección las veces que estime necesario, sin más restricciones que los parámetros mínimos de seguridad, por ejemplo, cantidad de números, letras o uso de mayúsculas. Atendido que este Servicio, como resultado de su labor fiscalizadora, ha verificado que existen personas que pueden presentar problemas frente a un registro biométrico y que también existen labores que afectan el debido reconocimiento, el sistema deberá contemplar una fórmula alternativa de registro -tarjetas de aproximación o claves, por ejemplo-. 3) Comprobantes de marcación: Los sistemas de control de asistencia regulados por el presente dictamen deberán entregar -en forma automática al trabajador- un comprobante de cada operación realizada, aún si se tratare de un error de identificación o falla en la marca. Este requisito puede ser cumplido de dos maneras: 3.1) El dispositivo podrá contar con una impresora u otro elemento similar conectado al mismo, que permita la emisión del respectivo comprobante en formato de papel. En este caso, el equipo de impresión debe encontrarse junto o próximo físicamente al registro de asistencia, a objeto de que el trabajador pueda acceder al comprobante inmediatamente después de realizar la respectiva marcación. 3.2) El sistema podrá emitir electrónicamente los comprobantes de las marcaciones, enviándolos automáticamente al trabajador a través de un email, en formato imprimible. Para estos efectos, el empleador solicitará a los trabajadores una casilla electrónica personal para el envío de los comprobantes de que se trata. Si los dependientes no tuvieran una cuenta de email o no quisieran entregarla, la documentación podrá ser enviada al correo institucional del dependiente, si existiere. En caso que el trabajador que se hubiere negado inicialmente solicitare que la documentación le sea remitida a su mail particular, el empleador deberá acceder a la solicitud. De no existir correo electrónico institucional tampoco, respecto de este trabajador se aplicará lo dispuesto en el número 3.1) precedente. El hecho de que la empleadora cuente con intranet, tótems con pantalla touch, etc., permitirá mejorar la disponibilidad de la información, pero no se entenderá cumplida la obligación de que se trata mientras los comprobantes no se envíen automáticamente por correo electrónico. Atendido que la mantención de correos electrónicos particulares no es una obligación para los dependientes, el uso de ellas deberá ser autorizado expresamente por el trabajador. Para tal efecto, deberán entregar voluntariamente al empleador los datos de la casilla personal de correo electrónico en la que desea recibir su información, lo que deberá constar por escrito en los respectivos contratos de trabajo o anexos de los mismos. De esta forma, el trabajador siempre deberá contar con un respaldo automático de cada operación realizada, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia. 3.3) Contenido. Todos los comprobantes deberán indicar, a lo menos, la siguiente información: • Trabajador: La fecha de la marcación con el formato dd/mm/aa. • Trabajador: La hora de la marcación con el formato hh/mm/ss • Trabajador: El número de la cédula nacional de identidad del trabajador con puntos, guión y digito verificador. • Empleador: Rut con puntos y guión; o número de la cédula nacional de identidad con puntos, guión y digito verificador si el empleador fuera persona natural. • Empleador: razón social de las personas jurídicas o nombre completo si fuera persona natural. • Empleador: Domicilio, indicando calle, número, piso, oficina, comuna, ciudad y región. • En caso de utilizar equipos portátiles o móviles dotados de sistemas de posicionamiento global –GPS-, u otros mecanismos que permitan identificar la ubicación física del trabajador, tales como teléfonos celulares, el comprobante deberá, además de los datos indicados previamente, señalar el lugar en que se realiza la marcación, con la mayor precisión posible. • En caso de utilizar conexiones remotas a sistemas o plataformas de propiedad del empleador, y que estas les permitan almacenar fecha, hora y lugar desde donde se realizan tales conexiones, podrán ser utilizadas como registro de asistencia del trabajador que realiza la conexión. En este caso será obligatoria la definición de un identificador único para cada trabajador y que la contraseña o seña sea sólo conocida por él. 4) Reportes semanales: Atendido que los sistemas informáticos actuales permiten obtener automáticamente resúmenes de horas trabajadas semanales, bisemanales, etc., aquellos empleadores que opten por una plataforma de las que en este pronunciamiento se regulan, no estarán obligados a generar y mantener firmados los reportes señalados en el artículo 20 del Reglamento Nº969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. 5) Disponibilidad del servicio: el empleador será siempre responsable de la operación y mantención de los componentes que constituyen la plataforma de control de asistencia electrónica. En dicho orden de ideas, es dable precisar que el servicio de aplicaciones (sistema o sitio web por ejemplo) que mantiene funcionando la solución tendrá que estar distribuido en más de un servidor (equipo) y/o datacenter, de manera que el trabajador no pierda la posibilidad de registrar los eventos asociados con la jornada. Igualmente, el servicio de base de datos que mantenga almacenada la información que se genere con la utilización de la plataforma, deberá encontrarse replicado y respaldado en dispositivos de almacenamiento externos, de tal forma que en caso de algún incidente, se pueda recuperar la información histórica. Además, las bases de datos deberán tener sistemas de seguridad que impidan el acceso a personal no autorizado y que prevengan la adulteración de información post-registro. Los respaldos de la información indicados en el párrafo anterior, deberán tener mecanismos de seguridad, por ejemplo códigos de “Hash” o firmas electrónicas, que aseguren la integridad del contenido de dichos respaldos, es decir, que la información que se consulte no haya sufrido alteraciones o, si las hubo, que ellas sean indicadas en los reportes y/o marcaciones. 6) Verificación: Los sistemas de registro y control de asistencia deberán ser analizados y revisados en forma íntegra por una persona jurídica dedicada a la certificación -laboratorios por ejemplo- o al desarrollo de tecnología antes de su primera comercialización o implementación en una empresa determinada. La institución verificadora deberá ser jurídicamente independiente de la empresa u organismo que desea comercializar o utilizar la plataforma, vale decir, no podrá ser matriz, filial, empresa coligada, relacionada, ni tener interés directo o indirecto, participación o relación societaria de ningún tipo, con la compañía que importará, comercializará o utilizará el sistema. El proceso de verificación deberá incluir la revisión, a nivel de software y hardware, de todos los aspectos técnicos, funcionales, de seguridad e inviolabilidad señalados en el presente informe. Durante el examen, la institución que realice el análisis deberá considerar, al menos, los siguientes aspectos: 6.1.- Seguridad: la plataforma tecnológica completa deberá incorporar las medidas necesarias para impedir la alteración de la información o intrusiones no autorizadas. Tales como controles de acceso restringido, cifrado de información confidencial, etc. En particular, el sistema deberá considerar un control de acceso que asegure la autenticación y autorización correcta para cada perfil de usuario que utilice la plataforma. La plataforma deberá asegurar el registro de cada actividad realizada, de forma tal que puedan determinarse los riesgos o incidentes de seguridad. 6.2.- Confidencialidad: la plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la visualización de información de acuerdo a perfiles de seguridad pertinentes y apropiados para cada función (empleador, trabajador, fiscalizador, etc.). La definición de cada perfil, así como la respectiva asignación de personas a los mismos, deberá quedar registrada en un sistema de auditoría de la plataforma. Este registro deberá ser automático y sólo deberá ser accesible mediante perfiles de administración. 6.3.- Disponibilidad: la plataforma deberá considerar componentes y desarrollos tecnológicos que aseguren la permanente disponibilidad de la información que se mantenga almacenada, para su consulta vía Web. 6.4 GPS: La entidad que realice la verificación del sistema de geoposicionamiento global, cuando se trate de soluciones que permitan identificar la ubicación del trabajador al realizar la respectiva marcación, deberá considerar que se empleen equipos modernos, vale decir, con fecha de fabricación 2013 o posterior, con wifi, plan de datos y GPS encendido. La verificación deberá considerar que en un máximo de 3 minutos la aplicación debe ser capaz de lograr una ubicación con un margen de error inferior a un radio de 30 metros (diámetro de 60 metros) para, al menos, el 95% de las marcaciones. Atendida la finalidad de este mecanismo, las pruebas no deben ser realizadas en recintos cerrados. 6.5 Requisitos funcionales: La entidad que realice la verificación del sistema deberá extender un informe final, señalando las pruebas a que ha sido sometido. Dicho informe final se estructurará en el mismo orden contenido en el presente oficio, e indicará expresamente el cumplimiento de todos los requisitos exigidos para la validación de los sistemas de que se trata. El referido informe señalará, asimismo, las razones técnicas por las que se considera que el sistema cumple cada condición. En el mismo sentido, cabe precisar que el empleador es responsable por el correcto funcionamiento del sistema, por lo que cualquier desperfecto o falla que afecte, entorpezca o impida la realización, envío o fiscalización de los registros exigidos, será sancionado de acuerdo a la normativa vigente. El proceso de certificación deberá repetirse cada 24 meses, contados desde la fecha de emisión del certificado anterior. 7) Acceso para fiscalización: El empleador será responsable de mantener disponible la plataforma con la información actualizada y, además, deberá asegurar el acceso de los fiscalizadores a los reportes para llevar a cabo la función inspectiva de este Servicio. El acceso señalado podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador) o bien remoto (desde equipos de la Dirección del Trabajo). Estos accesos deberán considerar una comunicación segura (HTTPS), utilizando puertos estándares del protocolo habilitado y mecanismos de seguridad del tipo TLS 1.0 o superior. Los sistemas deberán adaptarse a las exigencias técnicas de esta Dirección para obtener la siguiente certificación que les corresponda. 8) Compatibilidad con otros sistemas: la utilización de un sistema de registro de asistencia que se ajuste a las condiciones expuestas en el presente informe, no obsta a la existencia de otro sistema especial para el mismo empleador, como puede ocurrir, entre los dependientes que presten servicios fuera del establecimiento del empleador y el personal administrativo de la misma compañía. En estos casos, cada sistema podrá operar válidamente respecto de los trabajadores que corresponda, en la medida que su implementación se realice de acuerdo a las normas legales y administrativas vigentes sobre la materia. Una vez acreditado ante este Servicio el cumplimiento de todos los requisitos señalados en el presente informe, los sistemas podrán ser comercializados e instalados sin que posteriormente cada empleador usuario deba solicitar nuevamente autorización para uso. Lo anterior, no excluye la posibilidad de que el empleador usuario del sistema sea fiscalizado por esta Dirección y sancionado, si se detectaren infracciones mediante inspecciones en terreno. 9) Vigencia: la obligatoriedad de las normas contenidas en el presente dictamen regirá desde la fecha de su publicación. No obstante ello, los sistemas de registro de asistencia que se encontraren en funcionamiento de acuerdo a lo dispuesto en el dictamen N° 696/27 de 24.01.1996, tendrán un plazo de 360 días corridos para adaptarse a la nueva regulación. Por su parte, los sistemas que se desarrollen de acuerdo a la presente normativa podrán funcionar, provisoriamente, durante los primeros 180 días corridos sin la acreditación indicada en el cuerpo del presente informe. Transcurrido dicho plazo, deberán demostrar ante este Servicio haber obtenido satisfactoriamente el pertinente certificado. De tal manera, se considerarán compatibles con lo dispuesto en el artículo 33 del Código del Trabajo, aquellos sistemas computacionales de registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo, que reúnan las condiciones copulativas señaladas en el cuerpo del presente dictamen. Ello, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno respecto de cada sistema en particular.


Ordinario Nº 4329, de 19.08.2016.

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede consistir en: a) Un libro de asistencia del personal, o b) Un reloj con tarjetas de registro. Al respecto, cabe precisar, primeramente, que la Dirección del Trabajo mediante Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente, normativa que por su data no contempló un mecanismo de georreferenciación. Ahora bien, con fecha 24.02.2016, este Servicio ha emitido el dictamen N° 1140/027, el cual viene a modificar la normativa que regula la materia, entregando la opción de que los sistemas puedan efectivamente utilizar GPS como parte de los sistemas de registro, lo que deberá ser verificado en los siguientes términos: “6.4 GPS: La entidad que realice la verificación del sistema de geo posicionamiento global, cuando se trate de soluciones que permitan identificar la ubicación del trabajador al realizar la respectiva marcación, deberá considerar que se empleen equipos modernos, vale decir, con fecha de fabricación 2013 o posterior, con wifi, plan de datos y GPS encendido. La verificación deberá considerar que en un máximo de 3 minutos la aplicación debe ser capaz de lograr una ubicación con un margen de error inferior a un radio de 30 metros (diámetro de 60 metros) para, al menos, el 95% de las marcaciones. Atendida la finalidad de este mecanismo, las pruebas no deben ser realizadas en recintos cerrados.” En tal contexto, es del caso señalar, además, que la nueva regulación contiene una serie de exigencias relativas al proceso de certificación de los sistemas, por lo que la implementación de la plataforma será válida en la medida que se ajuste a tales exigencias. De esta forma, atendido lo señalado en la jurisprudencia administrativa invocada y norma legal precitada, cúmpleme informar a usted que no existe inconveniente para que la Homecare Chile Ltda., implemente un sistema de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que utilice georreferenciación, en la medida que su implementación se ajuste a las condiciones impuestas por esta Dirección.


Ordinario Nº 4327, de 19.08.2016:

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede consistir en: a) Un libro de asistencia del personal, o b) Un reloj con tarjetas de registro. Al respecto, cabe precisar, primeramente, que la Dirección del Trabajo mediante Ord. Nº 696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente. De acuerdo a la doctrina precitada el comprobante de cada marcación debe constar en formato de papel, exigiendo al efecto que los equipos cuenten con la respectiva impresora. Ahora bien, con fecha 24.02.2016, este Servicio ha emitido el dictamen N° 1140/027, el cual viene a modificar la normativa que regula la materia, entregando la opción de que los referidos comprobantes de inicio y término de la jornada de trabajo puedan ser emitidos en formato electrónico, en los siguientes términos: “3) Comprobantes de marcación: Los sistemas de control de asistencia regulados por el presente dictamen deberán entregar -en forma automática al trabajador- un comprobante de cada operación realizada, aún si se tratare de un error de identificación o falla en la marca. Este requisito puede ser cumplido de dos maneras: 3.1) El dispositivo podrá contar con una impresora u otro elemento similar conectado al mismo, que permita la emisión del respectivo comprobante en formato de papel. En este caso, el equipo de impresión debe encontrarse junto o próximo físicamente al registro de asistencia, a objeto de que el trabajador pueda acceder al comprobante inmediatamente después de realizar la respectiva marcación. 3.2) El sistema podrá emitir electrónicamente los comprobantes de las marcaciones, enviándolos automáticamente al trabajador a través de un email, en formato imprimible. Para estos efectos, el empleador solicitará a los trabajadores una casilla electrónica personal para el envío de los comprobantes de que se trata. Si los dependientes no tuvieran una cuenta de email o no quisieran entregarla, la documentación podrá ser enviada al correo institucional del dependiente, si existiere. En caso que el trabajador que se hubiere negado inicialmente solicitare que la documentación le sea remitida a su mail particular, el empleador deberá acceder a la solicitud. De no existir correo electrónico institucional tampoco, respecto de este trabajador se aplicará lo dispuesto en el número 3.1) precedente. El hecho de que la empleadora cuente con intranet, tótems con pantalla touch, etc., permitirá mejorar la disponibilidad de la información, pero no se entenderá cumplida la obligación de que se trata mientras los comprobantes no se envíen automáticamente por correo electrónico. Atendido que la mantención de correos electrónicos particulares no es una obligación para los dependientes, el uso de ellas deberá ser autorizado expresamente por el trabajador. Para tal efecto, deberán entregar voluntariamente al empleador los datos de la casilla personal de correo electrónico en la que desea recibir su información, lo que deberá constar por escrito en los respectivos contratos de trabajo o anexos de los mismos.” En tal contexto, es del caso señalar, además, que la nueva regulación contiene una serie de exigencias relativas al proceso de certificación de los sistemas, por lo que la implementación de la plataforma será válida en la medida que se ajuste a tales exigencias. De esta forma, atendido lo señalado en la jurisprudencia administrativa invocada y norma legal precitada, cúmpleme informar a usted que no existe inconveniente para que la Sociedad Comercializadora de Productos al Detalle S.A., implemente un dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo que emita comprobantes electrónicos de cada marcación, en la medida que su implementación se ajuste a las condiciones impuestas por esta Dirección.


Ordinario Nº 5416, de 08.11.2016

1-. En cuanto a su primera consulta, relativa a la información que deben contener los comprobantes de marcaciones, es del caso indicar que efectivamente todos los datos exigidos a través del dictamen señalado son obligatorios, sin importar si el documento que respalda el marcaje es emitido en soporte de papel o electrónico. 2-. Respecto a si segunda consulta, cabe precisar que, si bien no existe un listado formal de certificadores, se busca que dicha tarea sea asumida por laboratorios de universidades, lo que no obsta a la posibilidad de que otras instituciones similares desarrollen igualmente la certificación de que se trata. 3-. Acerca de su tercera consulta, relativa a los requerimientos técnicos de los sistemas para que esta Dirección ejerza su facultad fiscalizadora, el párrafo 2° del dictamen en estudio, señala: “El acceso señalado podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador) o bien remoto (desde equipos de la Dirección del Trabajo). Estos accesos deberán considerar una comunicación segura (HTTPS), utilizando puertos estándares del protocolo habilitado y mecanismos de seguridad del tipo TLS 1.0 o superior. Los sistemas deberán adaptarse a las exigencias técnicas de esta Dirección para obtener la siguiente certificación que les corresponda.” Como puede apreciarse, el pronunciamiento en examen indica que los sistemas deberán progresivamente ir ajustándose a las condiciones de operación que este Servicio vaya estableciéndose a futuro, razón por la cual en la actualidad, para obtener una certificación exitosa, basta acreditar el cumplimiento de las exigencias señaladas en el dictamen N° 1140/027, de 24.02.2016. Finalmente, en cuanto a su última consulta, es dable precisar que no se han realizado modificaciones al dictamen en estudio, por lo que su texto se encuentra plenamente vigente.

Ordinario Nº 5416, de 08.11.2016

1-. En cuanto a su primera consulta, relativa a la información que deben contener los comprobantes de marcaciones, es del caso indicar que efectivamente todos los datos exigidos a través del dictamen señalado son obligatorios, sin importar si el documento que respalda el marcaje es emitido en soporte de papel o electrónico. 2-. Respecto a si segunda consulta, cabe precisar que, si bien no existe un listado formal de certificadores, se busca que dicha tarea sea asumida por laboratorios de universidades, lo que no obsta a la posibilidad de que otras instituciones similares desarrollen igualmente la certificación de que se trata. 3-. Acerca de su tercera consulta, relativa a los requerimientos técnicos de los sistemas para que esta Dirección ejerza su facultad fiscalizadora, el párrafo 2° del dictamen en estudio, señala: “El acceso señalado podrá ser presencial (en las mismas dependencias del empleador) o bien remoto (desde equipos de la Dirección del Trabajo). Estos accesos deberán considerar una comunicación segura (HTTPS), utilizando puertos estándares del protocolo habilitado y mecanismos de seguridad del tipo TLS 1.0 o superior. Los sistemas deberán adaptarse a las exigencias técnicas de esta Dirección para obtener la siguiente certificación que les corresponda.” Como puede apreciarse, el pronunciamiento en examen indica que los sistemas deberán progresivamente ir ajustándose a las condiciones de operación que este Servicio vaya estableciéndose a futuro, razón por la cual en la actualidad, para obtener una certificación exitosa, basta acreditar el cumplimiento de las exigencias señaladas en el dictamen N° 1140/027, de 24.02.2016. Finalmente, en cuanto a su última consulta, es dable precisar que no se han realizado modificaciones al dictamen en estudio, por lo que su texto se encuentra plenamente vigente.


Ordinario N° 5243, de 24.10.2016

Solicita un pronunciamiento de este Servicio, respecto del plazo de implementación de los nuevos sistemas de registro y control de asistencia que se ajusten a las exigencias que sobre la materia establece el dictamen Nº 1140/027, de 24.02.2016. Sobre el particular, cumplo con informar a Ud., que el punto 9) del citado dictamen, señala: “9) Vigencia: la obligatoriedad de las normas contenidas en el presente dictamen regirá desde la fecha de su publicación. No obstante ello, los sistemas de registro de asistencia que se encontraren en funcionamiento de acuerdo a lo dispuesto en el dictamen N° 696/27 de 24.01.1996, tendrán un plazo de 360 días corridos para adaptarse a la nueva regulación. Por su parte, los sistemas que se desarrollen de acuerdo a la presente normativa podrán funcionar, provisoriamente, durante los primeros 180 días corridos sin la acreditación indicada en el cuerpo del presente informe. Transcurrido dicho plazo, deberán demostrar ante este Servicio haber obtenido satisfactoriamente el pertinente certificado.” Ahora bien, respecto de la vigencia de cada uno de los dictámenes consultados, resulta pertinente indicar lo siguiente: a) Considerando que la mayoría de las empresas actualmente utilizan sistemas de registro y control de asistencia basados en el dictamen N° 696/27 de 24.01.1996, se estimó indispensable establecer un plazo prudencial para que dichos empleadores se adaptaran a la nueva normativa sobre la materia. Dicho término fue de 360 días corridos, los que comenzaron a correr el 24.02.2016, por lo que el plazo expira el 24.02.2017, fecha en que el citado pronunciamiento dejará de producir efectos jurídicos. b) En armonía con lo señalado en la letra anterior y, a fin de permitir una gradual migración de los empleadores del antiguo sistema de registro al nuevo, el dictamen Nº 1140/027, de 24.02.2016, comenzó a producir sus efectos desde el día de su publicación, no obstante lo cual, se permitió que durante los primeros seis meses, los empleadores pudieran implementar los sistemas y realizar los ajustes necesarios sin que resultara exigible la certificación que el mismo pronunciamiento señala. Cabe precisar que dicho término de seis meses ya expiró, por lo que a la fecha todo empleador que desee implementar un sistema de registro y control acordó al dictamen Nº 1140/027, debe verificar previamente que la plataforma cuente con la respectiva autorización de este Servicio, emitida a través de un oficio del Departamento Jurídico de la Dirección del Trabajo, antecedentes que deben ser exigidos al proveedor del sistema. En suma, el 24.02.2017, quedará sin efecto el dictamen Nº 696/027, de 24.01.96, permaneciendo vigente sólo el dictamen Nº 1140/027, de 24.02.2016, al cual todos los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia deberán ajustarse.


Ordinario Nº 5205, de 21.10.2016.

Mediante dictamen Nº 1140/027, de 24.02.2016, este Servicio ha actualizado la normativa que regula los sistemas electrónicos de registro y control de asistencia y descansos, incorporando tecnología que se encuentra disponible y permite mejorar la fiabilidad de la información que dichas plataformas entregan, tanto al empleador como al trabajador. Precisado lo anterior, cabe destacar que la obligación por la que se consulta se encuentra en el artículo 20 del Reglamento Nº 969, de 1933, del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. Precisamente la larga data de la norma en examen, permite sostener que ella se justificó plenamente en la época de su dictación. Una de las modificaciones realizadas a la normativa sobre registros de asistencia, dice relación con la eliminación de la obligación de los empleadores de mantener firmados los comprobantes con la sumatoria de las horas semanales laboradas. De este modo, los empleadores que voluntariamente decidan continuar exigiendo la firma de dichos antecedentes podrán hacerlo, pero no constituye ya una obligación para quienes implementen un sistema de control que se ajuste a las disposiciones del precitado dictamen Nº 1140/027, de 24.02.2016. Dicha medida se adoptó, básicamente, por cuanto los sistemas actuales permiten entregar toda la información de los periodos trabajados en forma inmediata, lo que resultaba imposible en 1933, permitiendo que empleador y trabajador cuenten con información simétrica, veraz y oportuna. Además, resulta necesario destacar que de acuerdo al dictamen Nº 1140/027, cada marcación realizada por un dependiente le deberá llegar por medio de un correo electrónico lo que, a su vez, importa que los trabajadores tendrán en sus casillas toda la información del sistema de registro de asistencia. Finalmente, se debe tener en consideración que la nueva normativa no busca que las partes cuenten con menos información de la que disponían con el dictamen Nº 696/027, de 24.01.96 si no, por el contrario, mejorar su disponibilidad y fiabilidad, por lo que tanto empleador como trabajador deben tener acceso a la plataforma Web en la que se encuentren los datos, desde la cual podrán verificar la información diaria o por periodos semanales, bisemanales, mensuales, etc., todo en formato imprimible, de manera tal que el empleador contará con documentación precisa para el evento de ser fiscalizado o frente a un requerimiento de un dependiente.

 

Ordinario Nº 4561, de 06.09.2016.

Del precepto legal transcrito se desprende que la asistencia y las horas de trabajo, ordinarias o extraordinarias, se controlan y determinan mediante un registro que puede asumir una de las siguientes formas: a) Un libro de asistencia del personal, o b) Un reloj con tarjetas de registro. Al respecto, primeramente cabe precisar que la Dirección del Trabajo, mediante dictamen Nº 696/027, de 24.01.96, fijó las características o modalidades básicas que debe reunir un sistema de tipo electrónico-computacional, para entender que el mismo constituye un sistema válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo de acuerdo con la normativa laboral vigente. Conforme a la doctrina precitada, no se encuentra dentro de las facultades de esta Dirección, el certificar a priori que las características técnicas de un determinado sistema computacional permitan asimilarlo a un registro de asistencia y determinación de las horas de trabajo en los términos del artículo 33 del Código del Trabajo, en tanto no se implemente en una empresa determinada. Por el contrario, la competencia de este Servicio se encuentra limitada a que se cumplan las disposiciones legales y reglamentarias al implementarse el referido sistema por una empleadora, situación que deberá ser analizada en cada caso en particular. En razón de lo expuesto, es que las denominadas solicitudes de autorización para implementar un determinado sistema de control electrónico computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, son resueltas por esta Dirección del Trabajo, en términos de limitarse a determinar si los antecedentes acompañados se ajustan o no a las exigencias establecidas en el referido dictamen Nº 696/027, de 24.01.96, y si se da cumplimiento a las normas reglamentarias que, en lo pertinente, aún se encuentran vigentes, en especial, a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento N° 969, de 1933, conforme a las cuales se deben emitir reportes semanales que contengan la suma total de horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación. De lo expuesto, se infiere necesariamente que tales resoluciones no autorizan o deniegan la implementación de un determinado sistema en particular, sino que se limitan a pronunciarse acerca de si cumple o no los requisitos antes señalados, todo lo cual debe entenderse sin perjuicio de la facultad fiscalizadora del Servicio. Corrobora lo señalado, la circunstancia de que cualquier empleador, cumpliendo los requisitos establecidos en el pronunciamiento citado, puede válidamente implementar un sistema electrónico-computacional de asistencia y determinación de las horas de trabajo, debiendo acreditar tales circunstancias ante eventuales fiscalizaciones practicadas por personal de este Servicio, toda vez que lo contrario significaría establecer un requisito no contemplado en la ley. Precisado lo anterior, es del caso indicar que las características que debe cumplir un sistema como el que se consulta -de acuerdo a lo señalado en el precitado dictamen Nº 696/27, de 24.01.96- son las siguientes: a) El sistema deberá permitir, mediante un dispositivo electrónico con reloj incorporado, el registro automático de la identidad del trabajador, la fecha, hora y minutos en que se inicia y termina la jornada de trabajo al deslizar por los lectores del reloj una tarjeta personal de identificación provista de banda magnética. De acuerdo a la información tenida a la vista para la confección del presente informe, el dispositivo consultado cumple con esta exigencia. b) En caso que el número de tarjeta del trabajador sea distinto a su Rut, dicho número debe mantenerse permanentemente, mientras dure la relación laboral, y encontrarse grabado en la banda magnética de la misma e impreso en su parte anterior. De acuerdo a lo informado, el sistema cumple con esta condición. c) En cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 20 del Reglamento Nº 969, de 1933, vigente a la fecha, el sistema debe entregar reportes semanales que contengan la suma total de las horas trabajadas por cada dependiente, quien los firmará en señal de aceptación. Al respecto, cabe indicar que de acuerdo a los antecedentes acompañados el sistema consultado cumpliría con la señalada exigencia. d) Asimismo, el sistema computacional de control de asistencia debe también posibilitar la entrega diaria al trabajador del estado de su asistencia registrada electrónicamente por el reloj incorporado al dispositivo, para lo cual debe contar con una impresora u otro elemento asociado en éste que permita la emisión automática de un comprobante impreso de forma que el trabajador tenga un respaldo diario físico y tangible de su asistencia, cumpliéndose así el objetivo que tuvo en vista el legislador al establecer los sistemas tradicionales de registro de asistencia. Atendida la información tenida a la vista para la confección del presente informe, el sistema en examen cumple con este requisito. e) El reloj incorporado al dispositivo electrónico deberá estar dotado de: 1) memoria interna que permita guardar la fecha y hora en que cada tarjeta ha sido leída, con una capacidad de, a lo menos, 4 eventos por cada trabajador; 2) batería para operación en caso de corte de energía eléctrica, con autonomía de 24 horas; 3) batería para almacenamiento de parámetros de configuración, con autonomía de doce meses; 4) dispositivos para definir si se inicia o termina la jornada de trabajo y 5) puerta de impresora para emitir los comprobantes de los eventos registrados. De acuerdo a lo señalado en su presentación, el sistema consultado cumple con las características requeridas en este literal. f) El software que se instale en el computador, que permita tanto el traspaso de la información registrada como el procesamiento de la misma, deberá ser un sistema cerrado de base de datos, debidamente certificado, en términos que asegure la inviolabilidad de éstos. Según indican los documentos examinados el sistema en examen cumple con este requisito. g) La certificación de que el software utilizado está constituido por un sistema cerrado de datos deber ser otorgada por un organismo público competente o privado que garantice que el mismo cumple con dichas características técnicas. Se da cumplimiento a este requisito adjuntando un certificado emitido al efecto por la empresa MiaTeam Soluciones Computacionales Avanzada Limitada, de fecha 27.06.2016, suscrito por su gerente general, Sr. Iván Vanmeert, el cual consigna que la base de datos es cerrada. En conclusión, analizada la información acompañada a la luz de la jurisprudencia administrativa invocada, normas legales y reglamentarias precitadas, es posible concluir que el dispositivo de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo propuesto por la empresa Human Technology S.p.A., de acuerdo a los antecedentes expuestos en su presentación, se ajustaría a las exigencias que conforme al inciso 1º del artículo 33 del Código del Trabajo y dictamen Nº696/027, de 24.01.96, debe reunir un sistema de tipo electrónico computacional para poder ser considerado un mecanismo válido de control de asistencia y determinación de las horas de trabajo. Ello, sin perjuicio de las observaciones que este Servicio, en uso de su facultad fiscalizadora, pueda efectuar en lo sucesivo mediante fiscalizaciones en terreno.

 


 

Por: Robinson Zepeda G.

Consultor Laboral Boletín del Trabajo